4 заметки с тегом

Управленческий учёт

Безопасность при найме финменеджера

Питер Брейгель Старший — «Мизантроп» — 1568. Национальный музей и галерея Каподимонте, Неаполь
При найме финансового менеджера нужно обеспечить безопасность. Чтобы не слил информацию конкурентам или не вывел лишних денег.

Когда мы в Нескучных финансах внедряем управленческий учёт, мы говорим собственнику, о том, что нам на его стороне понадобиться человек, который будет отвечать за предоставление данных.

Мы в нескучных убеждены, что задача собственника и руководителя управлять, а не собирать цифры. Поэтому мы считаем важным, чтобы собственник делегировал сбор данных другому сотруднику, а сам сосредоточился на оперативном управлении.

Но когда мы об этом говорим на встречах, встречаем вопрос, как доверить стороннему человеку финансы компании. Вдруг он будет подворовывать, или сливать данные посторонним?

Опасения понятны. Бизнес — это про риски. Так давайте разберёмся, как эти риски свести к минимуму.

Оставить проведение платежей за собой

Вы проводите платежи, а менеджеру отдаёте выписки, для того, чтобы он корректно фиксировал суммы в отчётах.

Таким образом, ваш финансовый менеджер не имеет доступа к деньгам, но в курсе того, как они движутся. Этого достаточно для продуктивной работы.

Нанять человека из штата

Возможно, у вас есть человек, который давно работает в компании на более низкой должности.

Вы доверяете ему, он доверяет вам. Почему бы его не повысить? Свой человек, возможно, лучше, чем человек со стороны.

Подписать соглашение о неразглашении

Финансы компании — коммерческая тайна, и правильно защищать такие данные. Заключите с сотрудником Договор о неразглашении информации.

Воспользуйтесь примером НДА, который предлагают в Центре управления законом. Внесите свои данные, реквизиты, скорректируйте условия под свой бизнес.

Этот документ имеет юридическую силу. И в случае чего сможет защитить вас уже в суде.

Запомните:

  1. Берите проведение платежей на себя, а менеджеру отдавайте только выписки.
  2. По возможности, ставьте на должность человека, с которым работаете уже давно.
  3. Подписывайте соглашение о конфиденциальности.

Картина на превью: Питер Брейгель Старший — «Мизантроп» — 1568. Национальный музей и галерея Каподимонте, Неаполь. На картине размещены слова: «Так как мир столь коварен, я иду в траурных одеждах» и изображен молодой злобный карлик, крадущий кошелек у мрачного старика

2018   Нескучные финансы   Управленческий учёт   Финансы

Как вести учёт налички в бизнесе и не свихнуться

Собственник созвал всех, у кого есть корпоративные деньги, чтобы свести остатки

В управленческом учёте есть такой отчёт «Отчёт о движении денег» — он помогает сводить актуальные остатки, и видеть собственнику, куда ушли, и, откуда пришли деньги.

В связке с платёжным календарём и другими отчётами это помогает правильно составлять бюджеты. Но об этом чуть позже.

Уже месяц как я работаю в Нескучных финансах. Я помогаю предпринимателям внедрять управленческий учёт, и четко понимать, как работает их бизнес с точки зрения финансов.

В целом работа над проектом по внедрению управленческого учёта всегда разбивается на несколько этапов. Один из которых, как раз собрать отчёт о движении денег.

Если в ситуации с расчётным счётом все более-менее понятно: можно настроить нужные справочники в 1с и забирать цифры для отчета оттуда. В крайнем случае можно сесть и разнести банковские выписки и платежные поручения руками.

С наличкой ситуация сложнее. Если расчётных счетов немного, то наличка может жить на каком-то бесконечном количестве носителей — может быть пять карт, два сейфа, и ещё что-то под матрасом лежит.

Если в случае с расчетными счетами банк сам хранит данные, то в учёте налички всё зачастую завязано на человеческом факторе и дисциплине — не записал выдачу наличных или оплату наличным — вспоминай где деньги.

Пока я работал над проектами, встретил несколько ошибок, которые сильно тормозят работу. Так что давайте разберёмся — как с этим жить и вести учёт налички правильно.

Корпоративные деньги на личных картах

Довольно частая история, когда деньги из бизнеса выводятся на личные карты. Это чревато тем, что, когда деньги лежат на личной карте, личные деньги слипаюстся с корпоративными.

Вечером, когда ты садишься разносить операции по статьям, в интернет-банке смешаны в кучу, твоя оплата обеда, покупка одежды детям и кофе в офис. Операций может быть десятки — и очень легко запутаться и забыть, когда ты брал что-то в офис и на компанию из корпоративных денег, а когда из личных. В результате можно легко ошибиться и записать в движение по компании, то что было личным и наоборот.

Вторая проблема здесь, скорее личного плана. Когда на карте лежат корпоративные деньги в кучу с личными — велик соблазн потратить не свои деньги.

Совет:
Под корпоративную наличку заводить отдельную карту. Чтобы операции по ней проходили только те, которые касаются организации.

Так будет проще переносить данные по тратам в отчёт, легко сверять на опечатки и быстро находить ошибки в записи, если они возникли.

Неправильное отражение «перевода со счёта в наличку»

Как правило, все операции в отчёте о движении денег сводятся к трём видам деятельности — операционная, инвестиционная и финансовая.

Когда, вы выводите деньги со счёта в наличку — это не операция. В этот момент денег в компании не становится ни больше не меньше — поэтому на такие случаи, есть строчка «Перевод со счёта (выбытие)» и Вход в наличку (поступление). Это технические операции необходимые для корректного расчета остатков на расчётнике и в наличке. Они не влияют на движение денег, но влияют на остатки на расчётных счетах.

Самая популярная ошибка здесь, когда с расчётного счёта вышло больше — а в кассу зашло меньше.

На самом деле операции «Перевод со счета (выбытие)» и «Вход в наличку (поступления) должны быть равны. Но часто, по ошибке комиссии за вывод налички вписывают в эти операции.

В результате чего со счета ушло 10 000₽, а в наличку вошло 9 000₽

Для корректировки таких ситуаций есть статья „Комиссия за наличные“ — она относится к операционной деятельности. так как влияет на движение денег.

Правильно записать так, если комиссию считаем выбытием с расчётного счёта:

С расчётника С кассы Неправильно
Перевод со счёта (выбытие) —9 000 —10 000 —10 000
Вход в наличку (поступление) +9 000 +10 000 +9 000
Комиссия за наличные (р/с) —1 000 —1 000 Где ещё касарь?!

Кроме того, часто встречается ошибка, когда оплату наличными включают в статью „Вход в наличку“ — вместо того, чтобы разнести её по конкретной статье „оплата от клиента“ — в таком случае, в конце месяца в сводном ДДС видно, что денег в кассу зашло больше, чем вышло с расчётного счёта.

Совет: Будьте внимательнее!
В результате, когда построите сводный ОДДС по компании и всем счетам — у вас правильно сойдутся остатки.

Несколько ответственных и отсутствие договоренностей
Тоже один из проблемных моментов, когда за наличку отвечает сразу несколько человек.

Часто это заканчивается тем, что некоторые вообще не знают, что у них есть корпоративные деньги или в случае, когда нужно сводить отчётность, нет доступа к движению по конкретному кошельку, или ответственный забыл их зафиксировать.

Совет:
Договоритесь с коллегами, что играете по одинаковым правилам. Что те, у кого есть доступ к кошельку, сейфу, или какой-то части наличных денег обязаны отчитываться за них в конце дня.

Иначе разбор полётов, и попытки разобраться „где деньги“ будут съедать больше времени, чем корректное ведение учёта.

Отсутствие ежедневной фиксации

Ещё одна проблема, когда движения по кассе фиксируются от случая к случаю, а не каждый день. Потом когда, приходит время разнести операции их уже так много, что вникать в каждую уже просто лень, и тут возможны ошибки, когда не хочется думать и цифры переносятся только ради того, чтобы свести остаток.

В результате, остатки показываются верно, а само движение по статьям далеко от реальности — из-за подобных ошибок, в дальнейшем может произойти неправильное распределение бюджетов.

В таком случае придётся тратить время на то, чтобы сверять руками операции за последние пол-года. Только таким способом будет реально выяснить, по каким статьям были такие аномальные сдвиги. А это может занимать до недели работы, так как операций может быть больше тысячи.

Совет:
Заведите привычку переносить данные по операциям в движении денег в конце дня и сверять остаток, который показывает ДДС с тем, который по факту лежит в сейфе или на карте.

Это поможет быстро выявлять ошибки и опечатки и сэкономит время в будущем. Так как найти опечатки — самое сложное, что может случится при проверке отчёта ДДС.

Запомните:

— Храните корпоративные деньги отдельно от личных.

— Внимательно относитесь, к отражению операций по выходу с расчётного счёта и поступлению в наличку — они должны совпадать.

— Заведите привычку переносить операции в конце дня и не откладывать на потом.

— Если за разные кошельки ответственны разные люди договоритесь с ними, как будете фиксировать движения по картам.

Если вы хотите только начать внедрять управленческий учёт, почитайте статьи коллег о том, как начать учёт финансов или подпишитесь на базовый курс по финансам.

Пользуйтесь нашим отчётом о движении денег, чтобы быстрее начать вести его правильно.

Картина вверху: Питер Брейгель Младший. Выплата десятины (1615) — это для тех, кто интересуется живописью.

2017   Нескучные финансы   Управленческий учёт   Финансы

Сверяйтесь в терминологии

Самое главное в переговорах — договориться в терминологии.

Сейчас я стажируюсь финансовым консультантом в Нескучных финансах, и в финансовом консалтинге одно из важных правил — применять одинаковую терминологию. Иначе возможны ошибки в учете.

Давайте на примерах:

— Какая у вас выручка?
— 2,5 миллиона в месяц.
— Это деньги, которые закрыты актами?
— Нет это все, что поступило в кассу.
— Но это деньги клиентов, пока обязательства не исполнены.
— ????

Если в данном случае не уточнить, что клиент понимает под «выручкой», есть риск не правильно учесть эти цифры в финансовой модели.

— А переменные расходы у вас какие?
— Ну на рекламу мы стараемся выкладывать больше с ростом выручки.
— То есть если вы перестанете вкладывать в рекламу вообще, на выручке это никак не скажется?
— Ну, выручка тогда упадёт.
— Тогда почему вы относите это в переменные расходы, если выручка упадёт то вы перестанете тратиться на рекламу?
— ????
— Не перестанете, иначе выручка не будет расти. А вот закупка сырья напрямую повлияет на вашу выручку. Купили товар — смогли сделать выручку. Не купили товар — выручку сделать не из чего. Так что давайте все-таки рекламу относить в постоянные расходы.

Или вот про кредиторку

— У вас есть кредиторка?
— Да конечно, время от времени мы берём товар у поставщиков с отсрочкой платежа.
— А вот, когда вам клиент присылает аванс, вы это считаете в кредиторку?
— Я всегда думал, что кредиторка только по запасам и в деньгах считается.
— Но пока вы не выполнили свои обязательства — эти деньги не ваши. Посмотрите договор ещё раз.

Перед любой встречей, во время любых переговоров обозначайте треминологию. Так вы избежите недопонимания и разночтения. Соответственно ситуаций, когда из-за недопонимания все переросло в факапы, можно будет легко избежать.

2017   Коммуникации   Образование   Управленческий учёт   Финансы

Отзыв на первую ступень университета Финолог

Пару месяцев назад я начал осваивать управленческий учёт. Для старта в этой сфере выбрал университет Финолог и теперь закончил первую ступень.

Димон, нафиг оно тебе нужно?

В первую очередь ради понимания того, как работает бизнес с точки финансов. Долгое время я работал в маркетинге и рекламе, и зачастую для обоснования своих решений или критики чужих мне не хватало аргументов по финансовой части.

Новая веточка в «Осьминожке навыков» — иметь запасную квалификацию хорошо. В случае чего появляется вариаинт сменить сферу деятельности.

По отзывам предпринимателей, у них часто возникают проблемы с финансами в компаниях, и во всем этом нужно помогать разбираться — так что ниша перспективная, а в нашей стране финансовая грамотность только сейчас набирает популярность.

Чему научили

Строить три формы отчётности — отчёт о движении денежных средств, отчет о финансовых результатах, и баланс. Все три формы помогают понимать, что происходит с деньгами в бизнесе, помогают выявить, куда уходят деньги и предупреждают кассовые разрывы.
Четко отличать операционные, инвестиционные и финансовые операции.

Общие впечатления

Что понравилось

Харизма и примеры. Занятия были не скучными, более-менее интересными, с обратной связью во время прямых эфиров. Занятие по налогам мне показалось очень скучным, хотя надо отдать должное — более-менее в налогах разобрался.

Ещё было бы круто после каждого занятия присылать своеобразную методичку с ключевыми формулами. Бывает при выполнении задания забываешь формулу, и приходится долго проматывать и искать нужный момент в лекции.

Обратная связь
Хоть и не сразу появилась, но спустя пару занятий от кураторов, можно было увидеть комментарии по ошибкам в гугль-документах. Это удобно, сразу увидеть, где ошибся, и как это исправить.

Чат в телеграме
Очень удобно, что можно получить советы или проконсультироваться с более опытными ребятами и предпринимателями. Хочу поблагодарить Олю Андриевскую, за то, что помогала разобраться с парой тем.

Что не понравилось

Отсутствие строгого дедлайна
Но ребята сейчас это поняли, и думаю, в следующем потоке срок сдачи будет фиксированным. Никто не хочет ночевать в офисе и проверять домашки. К тому же, это поможет быстро отсеять тех, кто не следит за дедлайном. Уровень выпускаемых консультантов повысится.

Проблемы с организацией
Михаил говорил, что поток экспериментальный — постоянные переносы занятий, проблемы с согласованием времени и неопределённость с экзаменом — доставили неприятностей. И хотя я все понимаю, но осадок остался. Надеюсь удастся сходить на второй поток, где уже все будет хорошо.

Задания
Очень не хватило более объёмных заданий по расчёту ROE и оборачиваемости. На оборачиваемость задание было, но оно было простым, и я думаю, что в бизнесе есть случаи и сложнее.

Не хватило заданий, с большим объёмом самостоятельной работы. Где нужно не просто в нужные ячейки вставить циферки, а ещё и головой подумать. Ну и хотелось бы заданий, которые ближе к проектной работе, с которой сталкиваются профессиональные консультанты.

Экзамен
Я совершенно запутался с экзаменом.

На сайте было сказано:

Экзамен на получение сертификата 1й ступени. Онлайн тест на полтора часа + 15 мин собеседование по скайпу. Для доступа к экзамену вы должны выполнить все домашки.

Тестирование было, собеседование отменили — слишком много народа. Домашки все выполнил хорошо, а вот тест как-то провалил. Увы.

Для сертификата консультанта «C» уровня надо дополнительно выполнить 2 тестовых проекта для клиентов.

За сертификацию на консультанта нужно было доплатить 5 000₽ — но тестовых проектов я так и не видел. Логично, что у меня нет клиентов и бизнеса собственного, но хотелось бы разобраться полноценно, как выглядят эти проекты и какие в них стоят задачи.

А возможно, меня не допустили до этого экзамена, из-за того, что я плохо написал итоговый тест.

Хотя где-то в чате, я ходил слух, что только после второго потока всех оплативших позовут сдавать экзамены на консультантов. В файлике «Материалы и ответы на вопросы по Университету» — ответа на вопрос про сертификацию консультантов, увы нет.

Что дальше?

Андрей Пометун, когда мы работали вместе, говорил, что знания забываются, если постоянно не обращаться к ним, для решения практических задач.

Поскольку бизнеса у меня своего нет — я напросился на стажировку в «Нескучные финанcы» — их советовал Михаил.

Ребята помогают бизнесу наводить порядок в финансах, внедрять управленческий учёт и строить финансовые модели, для поиска верных управленческих решений и диагностируют неполадки в бизнесе. Как миниму, это хороший способ узнать, что из себя представляет работа финансовым консультантом и с какими задачами чаще всего сталкиваются владельцы бизнеса в разных отраслях.

Возможно, будет дневник или общий пост с итогами стажировки позже. Следите за обновлениями.

Провал и позорище

С тестом я конечно провалился. Но ничего, во втором потоке исправлюсь. Главное, что материал более-менее усвоил. А циферка в табличке покоя все-равно не даёт.

Тоже хочу уметь в управленческий учёт, что посоветуешь?

Я далеко не гуру, но для начала советую почитать следующее:

Бесплатно:

Платно

  • Электронные рассылки финолога
  • Антибардак — 3 500₽
    Как навести порядок в финансах и четко понимать «где деньги», куда они уходят и с какой эффективностью.
  • Бюджетирование — 3 500₽
    В курсе рассказывают о том, как планировать и обкатывать процессы в бизнесе. Как увеличить точность планирования — продаж до 95%, маркетинга с отклонением до 2%. Это не волшебная таблетка, но хорошее руководство как сделать бизнес более предсказуемым и прозрачным для контроля.
  • Мотивация персонала — 0₽
    Рассылка бесплатная, расскажет о том, как выжимать из сотрудников больше, распознавать лентяев, искать баланс между материальной и нематериальной мотивацией. В конце курса — присылают методичку в .ПДФ с крутыми иллюстрациями. (Жаль в печатном варианте нет).
  • Правочки — 3 500₽
    Совместный проект Максима Ильяхова и Михаила Смолянова — о том, как работать в проектном бизнесе с трудными клиентами. Не факапить, соблюдать дедлайны, добиваться приёма работы и окончательно оплаты.

Хвастаюсь напоследок

2017   Образование   Отзывы   Управленческий учёт   Финансы