3 заметки с тегом

Нескучные финансы

Нескучные финансы

Рассказываю как мы работаем в бюро «Нескучные финансы» и помогаем бизнесу правильно управлять финансами.

Безопасность при найме финменеджера

Питер Брейгель Старший — «Мизантроп» — 1568. Национальный музей и галерея Каподимонте, Неаполь
При найме финансового менеджера нужно обеспечить безопасность. Чтобы не слил информацию конкурентам или не вывел лишних денег.

Когда мы в Нескучных финансах внедряем управленческий учёт, мы говорим собственнику, о том, что нам на его стороне понадобиться человек, который будет отвечать за предоставление данных.

Мы в нескучных убеждены, что задача собственника и руководителя управлять, а не собирать цифры. Поэтому мы считаем важным, чтобы собственник делегировал сбор данных другому сотруднику, а сам сосредоточился на оперативном управлении.

Но когда мы об этом говорим на встречах, встречаем вопрос, как доверить стороннему человеку финансы компании. Вдруг он будет подворовывать, или сливать данные посторонним?

Опасения понятны. Бизнес — это про риски. Так давайте разберёмся, как эти риски свести к минимуму.

Оставить проведение платежей за собой

Вы проводите платежи, а менеджеру отдаёте выписки, для того, чтобы он корректно фиксировал суммы в отчётах.

Таким образом, ваш финансовый менеджер не имеет доступа к деньгам, но в курсе того, как они движутся. Этого достаточно для продуктивной работы.

Нанять человека из штата

Возможно, у вас есть человек, который давно работает в компании на более низкой должности.

Вы доверяете ему, он доверяет вам. Почему бы его не повысить? Свой человек, возможно, лучше, чем человек со стороны.

Подписать соглашение о неразглашении

Финансы компании — коммерческая тайна, и правильно защищать такие данные. Заключите с сотрудником Договор о неразглашении информации.

Воспользуйтесь примером НДА, который предлагают в Центре управления законом. Внесите свои данные, реквизиты, скорректируйте условия под свой бизнес.

Этот документ имеет юридическую силу. И в случае чего сможет защитить вас уже в суде.

Запомните:

  1. Берите проведение платежей на себя, а менеджеру отдавайте только выписки.
  2. По возможности, ставьте на должность человека, с которым работаете уже давно.
  3. Подписывайте соглашение о конфиденциальности.

Картина на превью: Питер Брейгель Старший — «Мизантроп» — 1568. Национальный музей и галерея Каподимонте, Неаполь. На картине размещены слова: «Так как мир столь коварен, я иду в траурных одеждах» и изображен молодой злобный карлик, крадущий кошелек у мрачного старика

4 января   Нескучные финансы   Управленческий учёт   Финансы

Как вести учёт налички в бизнесе и не свихнуться

Собственник созвал всех, у кого есть корпоративные деньги, чтобы свести остатки

В управленческом учёте есть такой отчёт «Отчёт о движении денег» — он помогает сводить актуальные остатки, и видеть собственнику, куда ушли, и, откуда пришли деньги.

В связке с платёжным календарём и другими отчётами это помогает правильно составлять бюджеты. Но об этом чуть позже.

Уже месяц как я работаю в Нескучных финансах. Я помогаю предпринимателям внедрять управленческий учёт, и четко понимать, как работает их бизнес с точки зрения финансов.

В целом работа над проектом по внедрению управленческого учёта всегда разбивается на несколько этапов. Один из которых, как раз собрать отчёт о движении денег.

Если в ситуации с расчётным счётом все более-менее понятно: можно настроить нужные справочники в 1с и забирать цифры для отчета оттуда. В крайнем случае можно сесть и разнести банковские выписки и платежные поручения руками.

С наличкой ситуация сложнее. Если расчётных счетов немного, то наличка может жить на каком-то бесконечном количестве носителей — может быть пять карт, два сейфа, и ещё что-то под матрасом лежит.

Если в случае с расчетными счетами банк сам хранит данные, то в учёте налички всё зачастую завязано на человеческом факторе и дисциплине — не записал выдачу наличных или оплату наличным — вспоминай где деньги.

Пока я работал над проектами, встретил несколько ошибок, которые сильно тормозят работу. Так что давайте разберёмся — как с этим жить и вести учёт налички правильно.

Корпоративные деньги на личных картах

Довольно частая история, когда деньги из бизнеса выводятся на личные карты. Это чревато тем, что, когда деньги лежат на личной карте, личные деньги слипаюстся с корпоративными.

Вечером, когда ты садишься разносить операции по статьям, в интернет-банке смешаны в кучу, твоя оплата обеда, покупка одежды детям и кофе в офис. Операций может быть десятки — и очень легко запутаться и забыть, когда ты брал что-то в офис и на компанию из корпоративных денег, а когда из личных. В результате можно легко ошибиться и записать в движение по компании, то что было личным и наоборот.

Вторая проблема здесь, скорее личного плана. Когда на карте лежат корпоративные деньги в кучу с личными — велик соблазн потратить не свои деньги.

Совет:
Под корпоративную наличку заводить отдельную карту. Чтобы операции по ней проходили только те, которые касаются организации.

Так будет проще переносить данные по тратам в отчёт, легко сверять на опечатки и быстро находить ошибки в записи, если они возникли.

Неправильное отражение «перевода со счёта в наличку»

Как правило, все операции в отчёте о движении денег сводятся к трём видам деятельности — операционная, инвестиционная и финансовая.

Когда, вы выводите деньги со счёта в наличку — это не операция. В этот момент денег в компании не становится ни больше не меньше — поэтому на такие случаи, есть строчка «Перевод со счёта (выбытие)» и Вход в наличку (поступление). Это технические операции необходимые для корректного расчета остатков на расчётнике и в наличке. Они не влияют на движение денег, но влияют на остатки на расчётных счетах.

Самая популярная ошибка здесь, когда с расчётного счёта вышло больше — а в кассу зашло меньше.

На самом деле операции «Перевод со счета (выбытие)» и «Вход в наличку (поступления) должны быть равны. Но часто, по ошибке комиссии за вывод налички вписывают в эти операции.

В результате чего со счета ушло 10 000₽, а в наличку вошло 9 000₽

Для корректировки таких ситуаций есть статья „Комиссия за наличные“ — она относится к операционной деятельности. так как влияет на движение денег.

Правильно записать так, если комиссию считаем выбытием с расчётного счёта:

С расчётника С кассы Неправильно
Перевод со счёта (выбытие) —9 000 —10 000 —10 000
Вход в наличку (поступление) +9 000 +10 000 +9 000
Комиссия за наличные (р/с) —1 000 —1 000 Где ещё касарь?!

Кроме того, часто встречается ошибка, когда оплату наличными включают в статью „Вход в наличку“ — вместо того, чтобы разнести её по конкретной статье „оплата от клиента“ — в таком случае, в конце месяца в сводном ДДС видно, что денег в кассу зашло больше, чем вышло с расчётного счёта.

Совет: Будьте внимательнее!
В результате, когда построите сводный ОДДС по компании и всем счетам — у вас правильно сойдутся остатки.

Несколько ответственных и отсутствие договоренностей
Тоже один из проблемных моментов, когда за наличку отвечает сразу несколько человек.

Часто это заканчивается тем, что некоторые вообще не знают, что у них есть корпоративные деньги или в случае, когда нужно сводить отчётность, нет доступа к движению по конкретному кошельку, или ответственный забыл их зафиксировать.

Совет:
Договоритесь с коллегами, что играете по одинаковым правилам. Что те, у кого есть доступ к кошельку, сейфу, или какой-то части наличных денег обязаны отчитываться за них в конце дня.

Иначе разбор полётов, и попытки разобраться „где деньги“ будут съедать больше времени, чем корректное ведение учёта.

Отсутствие ежедневной фиксации

Ещё одна проблема, когда движения по кассе фиксируются от случая к случаю, а не каждый день. Потом когда, приходит время разнести операции их уже так много, что вникать в каждую уже просто лень, и тут возможны ошибки, когда не хочется думать и цифры переносятся только ради того, чтобы свести остаток.

В результате, остатки показываются верно, а само движение по статьям далеко от реальности — из-за подобных ошибок, в дальнейшем может произойти неправильное распределение бюджетов.

В таком случае придётся тратить время на то, чтобы сверять руками операции за последние пол-года. Только таким способом будет реально выяснить, по каким статьям были такие аномальные сдвиги. А это может занимать до недели работы, так как операций может быть больше тысячи.

Совет:
Заведите привычку переносить данные по операциям в движении денег в конце дня и сверять остаток, который показывает ДДС с тем, который по факту лежит в сейфе или на карте.

Это поможет быстро выявлять ошибки и опечатки и сэкономит время в будущем. Так как найти опечатки — самое сложное, что может случится при проверке отчёта ДДС.

Запомните:

— Храните корпоративные деньги отдельно от личных.

— Внимательно относитесь, к отражению операций по выходу с расчётного счёта и поступлению в наличку — они должны совпадать.

— Заведите привычку переносить операции в конце дня и не откладывать на потом.

— Если за разные кошельки ответственны разные люди договоритесь с ними, как будете фиксировать движения по картам.

Если вы хотите только начать внедрять управленческий учёт, почитайте статьи коллег о том, как начать учёт финансов или подпишитесь на базовый курс по финансам.

Пользуйтесь нашим отчётом о движении денег, чтобы быстрее начать вести его правильно.

Картина вверху: Питер Брейгель Младший. Выплата десятины (1615) — это для тех, кто интересуется живописью.

27 декабря   Нескучные финансы   Управленческий учёт   Финансы

Стажировка в Нескучных финансах

На прошлой неделе я закончил стажироваться на Финолога — парня, который помогает бизнесу наводить порядок в финансах.

Предыстория

До этого с финансами я сталкивался — никак. В основном работал в маркетинге на клиентской или агентской стороне. И тогда слабо понимал, как работает бизнес с точки зрения финансов и денег. Из-за этого порой не хватало аргументов с точки зрения финансов в пользу своих решений.

Спустя некоторое время я решил для себя, что это провал и позорище и надо что-то с этим делать.

Между делом на электронной почте нашлось письмо, о том что ребята из Финолога запустили первую экспериментальню ступень Университета финансовых консультантов

Я уже писал о том, как происходила учёба в первом потоке, и что там было.

После того, как я закончил первую ступень, я был выброшен обратно в реальный мир. Тут мне вновь вспомнились слова Андрея Пометуна о том, что знания забываются если их не применять.

Будни стажера

Да-да вот это парень, который жуёт — это я.

Нужно отметить, что стажировка вся проходит по удалёнке. Саша и Серёжа то в Москве, то в Челябинске, а я в Перми. Гоняем биты, созваниваемся с клиентами и обсуждаем рабочие вопросы в Скайпе.

Первые дни созванивались, чтобы выработать технологию работы с клиентами и уточнить детали, которые были необходимы. Ксюша и Оксана привет! ;-)

Далее уже непосредственно работа с клиентами — в основном построение финансовых моделей и просмотр разных сценариев.

Первые три встречи с клиентами — проходили все вместе. Нас просили отключить микрофон и внимательно слушать и фиксировать, всё что покажется важным.

Саша задавал вопросы, а мы фиксировали. После этого первых трёх клиентов раздали нам — стажерам. Саша помог собрать данные и отправил нас строить модели.

Надо сказать, что мне было немного проще, поскольку я пришел немного раньше и успел провести одного клиента — по ремонту бытовой техники. Поэтому мне было чуть проще.

Если сама технология работы с финмоделями мне далась легко, то вот в переговорах с клиентами было сложнее. Пока не научился вести и держать нить беседы. Но все впереди. Стажировка длилась около двух недель — за это время я успел отработать четырёх клиентов и построить четыре финмодели.

Советы тем, кто идёт на стажировку

  • Следите за сроками — да клиенты, могут переносить встречи, они могут просить дополнительное время на поиск недостающих цифр.
  • Если что-то не знаете, не тяните время — лучше спросите Сашу. Только прежде чем задать вопрос, предложите хотя бы два варианта того, как вы думаете сами поступить в сложившейся ситуации. Саша либо скажет, что вы правы, либо подскажет где найти ответ самостоятельно, либо прямо посоветует как поступить.
  • Помогайте в других делах — ребята круты, работы много, может что-то вы закрыть можете, или можете предложить, что-то что поможет найти клиентов или рассказать большему числу людей о вашей работе.

Вотс некст?

Я заступаю на работу в бюро. Пока я все-равно своеобразный подмастерье — буду продолжать строить финмодели, и чуть сильнее углубляться во внедрение и ведение управленческого учёта.

Это я заступаю на работу в Бюро

Если хотите разобраться с финансами в вашем бизнесе: куда уходят деньги, и к чему готовиться, если собираетесь открывать новые направления или наращивать объёмы — пишите нам на hello@noboring-finance.ru

Присоединяйтесь к нашему чату в Телеграме — там мы обсуждаем вопросы управления финансами и отвечаем на вопросы.

•••

У нас есть ещё места для уже состоявшихся консультантов или стажеров.

2017   Личный опыт   Нескучные финансы   Образование   Финансы