Блог Дмитрия Фурье

Рассказываю о финансах, работе и прочих радостях повседневной жизни.

Быстрый способ набирать однотипные данные на ПК

Я регулярно сталкиваюсь с проблемой, набирать адрес электронной почты и телефон на компьютере — типичная деловая переписка.
Электронка — достаточно длинная, и телефон, каждый раз вбивать не хочется — это касается как форм на сайтах, так и обычной деловой переписки, когда кто-нибудь просит скинуть свои контакты.

Найти способа, на уровне операционной системы, повесить эти данные на горячие клавиши я не нашел. Так например думал, на F1 и F2 повесить адрес электронки и телефон, но из под капота Виндоуз 10 я этого сделать не смог.

Переназначить сочетание клавиш, из системы, говорят можно, но это занимает много времени и не факт, что при следующем обновлении системы не придётся настраивать все сначала.

Поэтому я нашел программу ИнФастПэйст — она позволяет забиндить, на конкретные сочетания клавиш — конкретные данные.

Мне например удалось наладить следующие комбанации

Комбинация Значение
L-CTRL + M Эл. Почта
L-CTRL + P Номер телефона
L-CTRL + T Телеграм
L-CTRL + S Сайт

Если знаете способ быстрее — поделитесь в комментариях. Я пока что-то более удобное не нашел.

Безопасность при найме финменеджера

Питер Брейгель Старший — «Мизантроп» — 1568. Национальный музей и галерея Каподимонте, Неаполь
При найме финансового менеджера нужно обеспечить безопасность. Чтобы не слил информацию конкурентам или не вывел лишних денег.

Когда мы в Нескучных финансах внедряем управленческий учёт, мы говорим собственнику, о том, что нам на его стороне понадобиться человек, который будет отвечать за предоставление данных.

Мы в нескучных убеждены, что задача собственника и руководителя управлять, а не собирать цифры. Поэтому мы считаем важным, чтобы собственник делегировал сбор данных другому сотруднику, а сам сосредоточился на оперативном управлении.

Но когда мы об этом говорим на встречах, встречаем вопрос, как доверить стороннему человеку финансы компании. Вдруг он будет подворовывать, или сливать данные посторонним?

Опасения понятны. Бизнес — это про риски. Так давайте разберёмся, как эти риски свести к минимуму.

Оставить проведение платежей за собой

Вы проводите платежи, а менеджеру отдаёте выписки, для того, чтобы он корректно фиксировал суммы в отчётах.

Таким образом, ваш финансовый менеджер не имеет доступа к деньгам, но в курсе того, как они движутся. Этого достаточно для продуктивной работы.

Нанять человека из штата

Возможно, у вас есть человек, который давно работает в компании на более низкой должности.

Вы доверяете ему, он доверяет вам. Почему бы его не повысить? Свой человек, возможно, лучше, чем человек со стороны.

Подписать соглашение о неразглашении

Финансы компании — коммерческая тайна, и правильно защищать такие данные. Заключите с сотрудником Договор о неразглашении информации.

Воспользуйтесь примером НДА, который предлагают в Центре управления законом. Внесите свои данные, реквизиты, скорректируйте условия под свой бизнес.

Этот документ имеет юридическую силу. И в случае чего сможет защитить вас уже в суде.

Запомните:

  1. Берите проведение платежей на себя, а менеджеру отдавайте только выписки.
  2. По возможности, ставьте на должность человека, с которым работаете уже давно.
  3. Подписывайте соглашение о конфиденциальности.

Картина на превью: Питер Брейгель Старший — «Мизантроп» — 1568. Национальный музей и галерея Каподимонте, Неаполь. На картине размещены слова: «Так как мир столь коварен, я иду в траурных одеждах» и изображен молодой злобный карлик, крадущий кошелек у мрачного старика

Как вести учёт налички в бизнесе и не свихнуться

Собственник созвал всех, у кого есть корпоративные деньги, чтобы свести остатки

В управленческом учёте есть такой отчёт «Отчёт о движении денег» — он помогает сводить актуальные остатки, и видеть собственнику, куда ушли, и, откуда пришли деньги.

В связке с платёжным календарём и другими отчётами это помогает правильно составлять бюджеты. Но об этом чуть позже.

Уже месяц как я работаю в Нескучных финансах. Я помогаю предпринимателям внедрять управленческий учёт, и четко понимать, как работает их бизнес с точки зрения финансов.

В целом работа над проектом по внедрению управленческого учёта всегда разбивается на несколько этапов. Один из которых, как раз собрать отчёт о движении денег.

Если в ситуации с расчётным счётом все более-менее понятно: можно настроить нужные справочники в 1с и забирать цифры для отчета оттуда. В крайнем случае можно сесть и разнести банковские выписки и платежные поручения руками.

С наличкой ситуация сложнее. Если расчётных счетов немного, то наличка может жить на каком-то бесконечном количестве носителей — может быть пять карт, два сейфа, и ещё что-то под матрасом лежит.

Если в случае с расчетными счетами банк сам хранит данные, то в учёте налички всё зачастую завязано на человеческом факторе и дисциплине — не записал выдачу наличных или оплату наличным — вспоминай где деньги.

Пока я работал над проектами, встретил несколько ошибок, которые сильно тормозят работу. Так что давайте разберёмся — как с этим жить и вести учёт налички правильно.

Корпоративные деньги на личных картах

Довольно частая история, когда деньги из бизнеса выводятся на личные карты. Это чревато тем, что, когда деньги лежат на личной карте, личные деньги слипаюстся с корпоративными.

Вечером, когда ты садишься разносить операции по статьям, в интернет-банке смешаны в кучу, твоя оплата обеда, покупка одежды детям и кофе в офис. Операций может быть десятки — и очень легко запутаться и забыть, когда ты брал что-то в офис и на компанию из корпоративных денег, а когда из личных. В результате можно легко ошибиться и записать в движение по компании, то что было личным и наоборот.

Вторая проблема здесь, скорее личного плана. Когда на карте лежат корпоративные деньги в кучу с личными — велик соблазн потратить не свои деньги.

Совет:
Под корпоративную наличку заводить отдельную карту. Чтобы операции по ней проходили только те, которые касаются организации.

Так будет проще переносить данные по тратам в отчёт, легко сверять на опечатки и быстро находить ошибки в записи, если они возникли.

Неправильное отражение «перевода со счёта в наличку»

Как правило, все операции в отчёте о движении денег сводятся к трём видам деятельности — операционная, инвестиционная и финансовая.

Когда, вы выводите деньги со счёта в наличку — это не операция. В этот момент денег в компании не становится ни больше не меньше — поэтому на такие случаи, есть строчка «Перевод со счёта (выбытие)» и Вход в наличку (поступление). Это технические операции необходимые для корректного расчета остатков на расчётнике и в наличке. Они не влияют на движение денег, но влияют на остатки на расчётных счетах.

Самая популярная ошибка здесь, когда с расчётного счёта вышло больше — а в кассу зашло меньше.

На самом деле операции «Перевод со счета (выбытие)» и «Вход в наличку (поступления) должны быть равны. Но часто, по ошибке комиссии за вывод налички вписывают в эти операции.

В результате чего со счета ушло 10 000₽, а в наличку вошло 9 000₽

Для корректировки таких ситуаций есть статья „Комиссия за наличные“ — она относится к операционной деятельности. так как влияет на движение денег.

Правильно записать так, если комиссию считаем выбытием с расчётного счёта:

С расчётника С кассы Неправильно
Перевод со счёта (выбытие) —9 000 —10 000 —10 000
Вход в наличку (поступление) +9 000 +10 000 +9 000
Комиссия за наличные (р/с) —1 000 —1 000 Где ещё касарь?!

Кроме того, часто встречается ошибка, когда оплату наличными включают в статью „Вход в наличку“ — вместо того, чтобы разнести её по конкретной статье „оплата от клиента“ — в таком случае, в конце месяца в сводном ДДС видно, что денег в кассу зашло больше, чем вышло с расчётного счёта.

Совет: Будьте внимательнее!
В результате, когда построите сводный ОДДС по компании и всем счетам — у вас правильно сойдутся остатки.

Несколько ответственных и отсутствие договоренностей
Тоже один из проблемных моментов, когда за наличку отвечает сразу несколько человек.

Часто это заканчивается тем, что некоторые вообще не знают, что у них есть корпоративные деньги или в случае, когда нужно сводить отчётность, нет доступа к движению по конкретному кошельку, или ответственный забыл их зафиксировать.

Совет:
Договоритесь с коллегами, что играете по одинаковым правилам. Что те, у кого есть доступ к кошельку, сейфу, или какой-то части наличных денег обязаны отчитываться за них в конце дня.

Иначе разбор полётов, и попытки разобраться „где деньги“ будут съедать больше времени, чем корректное ведение учёта.

Отсутствие ежедневной фиксации

Ещё одна проблема, когда движения по кассе фиксируются от случая к случаю, а не каждый день. Потом когда, приходит время разнести операции их уже так много, что вникать в каждую уже просто лень, и тут возможны ошибки, когда не хочется думать и цифры переносятся только ради того, чтобы свести остаток.

В результате, остатки показываются верно, а само движение по статьям далеко от реальности — из-за подобных ошибок, в дальнейшем может произойти неправильное распределение бюджетов.

В таком случае придётся тратить время на то, чтобы сверять руками операции за последние пол-года. Только таким способом будет реально выяснить, по каким статьям были такие аномальные сдвиги. А это может занимать до недели работы, так как операций может быть больше тысячи.

Совет:
Заведите привычку переносить данные по операциям в движении денег в конце дня и сверять остаток, который показывает ДДС с тем, который по факту лежит в сейфе или на карте.

Это поможет быстро выявлять ошибки и опечатки и сэкономит время в будущем. Так как найти опечатки — самое сложное, что может случится при проверке отчёта ДДС.

Запомните:

— Храните корпоративные деньги отдельно от личных.

— Внимательно относитесь, к отражению операций по выходу с расчётного счёта и поступлению в наличку — они должны совпадать.

— Заведите привычку переносить операции в конце дня и не откладывать на потом.

— Если за разные кошельки ответственны разные люди договоритесь с ними, как будете фиксировать движения по картам.

Если вы хотите только начать внедрять управленческий учёт, почитайте статьи коллег о том, как начать учёт финансов или подпишитесь на базовый курс по финансам.

Пользуйтесь нашим отчётом о движении денег, чтобы быстрее начать вести его правильно.

Картина вверху: Питер Брейгель Младший. Выплата десятины (1615) — это для тех, кто интересуется живописью.

Пятничное чтение №7

Быстрое чтение: как точка стала признаком раздражения — колумнист журнала New Republic делится наблюдением о том как Точка стала признаком раздражения. В своем эссе он написал о том, как знаки пунктуации приобретают новое эмоциональное содержание, а T&P перевели из текста самое главное.

Я блокирую людей — Юра Крупенин рассказывает, почему банить в интернете это нормальная часть социологии. (18+)

Алгоритмы, дискурсы, паттернократия — всё, что вам не сказали о постправде — Екатерина Арье рассказывает, о том, что такое пост-правда и в чем природа этого нового феномена.

Двойная надежда — история двух девочек с одинаковым генетическим кодом, но разными проблемами. Они близнецы, и пока одна борется со школьными тестами —другая сражается с опухолью мозга.

Владислав Козуля: тестовое задание отсеивает по свободному времени, а не по уровню — опытный разработчик рассказывает о том, почему следует нанимать интересных, а не похожих.

Протоколируй это

Делюсь небольшим лайфаком, который помогает в отношениях с клиентами, партнёрами и вообще любыми другими людьми в деловой среде.

Как правило, на встречах у вас, скорее всего, под рукой блокнот, в котором вы фиксируете важные моменты встречи. На худой конец файл в гугл-документах.

Но вы составляете его для себя.

Составьте протокол встречи для клиента

Нафиг мне это нужно?

Вы страхуете себя от недопонимания

Когда вы прописали в письме то, что обсудили на встрече и  уловили для себя. У другой стороны есть возможность поправить вас, если вы что-то забыли или не так поняли.

Вы проявляете заботу

Как часто вам после встречи, присылали список того, что вы на обсуждали? Вы даёте возможность другому человеку, понять ваш взгляд и уровень вашего понимания состоявшихся переговоров. Предоставляете дополнительный инструмент контроля над ситуацией.

Вместо двух разных блокнотов — у вас появляется общий, в котором вы можете проверить друг друга спустя некоторое время.

В каком формате это делать

Каждый решает для себя сам, что писать в протоколе. Я придерживаюсь следующей структуры из двух блоков:

C моей стороны С вашей стороны
— Помыть пол — Почистить шторы
— Погулять с собакой — Собрать пространственный аннигилятор
— Сделать шапочку из фольги — Прибраться у себя в комнате

Я просто фиксирую то, какие обязательство взял на себя каждый из присутствующих на встрече.

Вообще за этот совет спасибо Андрею Пометуну, он как-то редко про него последнее время рассказывает, но подход правильный и  полезный.

Стажировка в Нескучных финансах

На прошлой неделе я закончил стажироваться на Финолога — парня, который помогает бизнесу наводить порядок в финансах.

Предыстория

До этого с финансами я сталкивался — никак. В основном работал в маркетинге на клиентской или агентской стороне. И тогда слабо понимал, как работает бизнес с точки зрения финансов и денег. Из-за этого порой не хватало аргументов с точки зрения финансов в пользу своих решений.

Спустя некоторое время я решил для себя, что это провал и позорище и надо что-то с этим делать.

Между делом на электронной почте нашлось письмо, о том что ребята из Финолога запустили первую экспериментальню ступень Университета финансовых консультантов

Я уже писал о том, как происходила учёба в первом потоке, и что там было.

После того, как я закончил первую ступень, я был выброшен обратно в реальный мир. Тут мне вновь вспомнились слова Андрея Пометуна о том, что знания забываются если их не применять.

Будни стажера

Да-да вот это парень, который жуёт — это я.

Нужно отметить, что стажировка вся проходит по удалёнке. Саша и Серёжа то в Москве, то в Челябинске, а я в Перми. Гоняем биты, созваниваемся с клиентами и обсуждаем рабочие вопросы в Скайпе.

Первые дни созванивались, чтобы выработать технологию работы с клиентами и уточнить детали, которые были необходимы. Ксюша и Оксана привет! ;-)

Далее уже непосредственно работа с клиентами — в основном построение финансовых моделей и просмотр разных сценариев.

Первые три встречи с клиентами — проходили все вместе. Нас просили отключить микрофон и внимательно слушать и фиксировать, всё что покажется важным.

Саша задавал вопросы, а мы фиксировали. После этого первых трёх клиентов раздали нам — стажерам. Саша помог собрать данные и отправил нас строить модели.

Надо сказать, что мне было немного проще, поскольку я пришел немного раньше и успел провести одного клиента — по ремонту бытовой техники. Поэтому мне было чуть проще.

Если сама технология работы с финмоделями мне далась легко, то вот в переговорах с клиентами было сложнее. Пока не научился вести и держать нить беседы. Но все впереди. Стажировка длилась около двух недель — за это время я успел отработать четырёх клиентов и построить четыре финмодели.

Советы тем, кто идёт на стажировку

  • Следите за сроками — да клиенты, могут переносить встречи, они могут просить дополнительное время на поиск недостающих цифр.
  • Если что-то не знаете, не тяните время — лучше спросите Сашу. Только прежде чем задать вопрос, предложите хотя бы два варианта того, как вы думаете сами поступить в сложившейся ситуации. Саша либо скажет, что вы правы, либо подскажет где найти ответ самостоятельно, либо прямо посоветует как поступить.
  • Помогайте в других делах — ребята круты, работы много, может что-то вы закрыть можете, или можете предложить, что-то что поможет найти клиентов или рассказать большему числу людей о вашей работе.

Вотс некст?

Я заступаю на работу в бюро. Пока я все-равно своеобразный подмастерье — буду продолжать строить финмодели, и чуть сильнее углубляться во внедрение и ведение управленческого учёта.

Это я заступаю на работу в Бюро

Если хотите разобраться с финансами в вашем бизнесе: куда уходят деньги, и к чему готовиться, если собираетесь открывать новые направления или наращивать объёмы — пишите нам на hello@noboring-finance.ru

Присоединяйтесь к нашему чату в Телеграме — там мы обсуждаем вопросы управления финансами и отвечаем на вопросы.

•••

У нас есть ещё места для уже состоявшихся консультантов или стажеров.

Сверяйтесь в терминологии

Самое главное в переговорах — договориться в терминологии.

Сейчас я стажируюсь финансовым консультантом в Нескучных финансах, и в финансовом консалтинге одно из важных правил — применять одинаковую терминологию. Иначе возможны ошибки в учете.

Давайте на примерах:

— Какая у вас выручка?
— 2,5 миллиона в месяц.
— Это деньги, которые закрыты актами?
— Нет это все, что поступило в кассу.
— Но это деньги клиентов, пока обязательства не исполнены.
— ????

Если в данном случае не уточнить, что клиент понимает под «выручкой», есть риск не правильно учесть эти цифры в финансовой модели.

— А переменные расходы у вас какие?
— Ну на рекламу мы стараемся выкладывать больше с ростом выручки.
— То есть если вы перестанете вкладывать в рекламу вообще, на выручке это никак не скажется?
— Ну, выручка тогда упадёт.
— Тогда почему вы относите это в переменные расходы, если выручка упадёт то вы перестанете тратиться на рекламу?
— ????
— Не перестанете, иначе выручка не будет расти. А вот закупка сырья напрямую повлияет на вашу выручку. Купили товар — смогли сделать выручку. Не купили товар — выручку сделать не из чего. Так что давайте все-таки рекламу относить в постоянные расходы.

Или вот про кредиторку

— У вас есть кредиторка?
— Да конечно, время от времени мы берём товар у поставщиков с отсрочкой платежа.
— А вот, когда вам клиент присылает аванс, вы это считаете в кредиторку?
— Я всегда думал, что кредиторка только по запасам и в деньгах считается.
— Но пока вы не выполнили свои обязательства — эти деньги не ваши. Посмотрите договор ещё раз.

Перед любой встречей, во время любых переговоров обозначайте треминологию. Так вы избежите недопонимания и разночтения. Соответственно ситуаций, когда из-за недопонимания все переросло в факапы, можно будет легко избежать.

Пятничное чтение №6

Большой маленький доктор — Оля — выпускница Высшей школы онкологии рассказывает о своей учёбе и работе.

Когда и как перемещать игровую компанию за пределы России? — подробный разбор того, как выстроить организационную структуру бизнеса и оптимизировать налоговую нагрузку — для тех, кто в геймдеве.

Сколько ты на самом деле зарабатываешь — Саша Афанасьев рассказывает, как правильно внедрить отчёт о финансовых результатах и зачем это нужно собственнику.

Как правильно отдавать кредиты — Никита Юкович рассказывает о том, как закрыл гору кредитов.

«Мор» — взгляд изнутри» — большое интервью с Альфиной — нарративным дизайнером Ледорубов о том, как устроен римейк Мора.

Road map ≠ Дорожная карта

Road map ≠ дорожная карта

Пожалуйста, перестаньте использовать выражение «дорожная карта» у себя в бизнесе. Да часто в зарубежных сериалах, статьях, книгах про бизнес и эффективность мы встречаем выражение „Road map“.

Применительно к бизнесу „Road Map“ переводится → «план действий». А ещё лучше просто «план». Из контекста будет ясно, что за план.

Старайтесь избегать выражения — «дорожная карта» — оно звучит очень криво и не по-русски.

Плохо Хорошо
— Ребята, сегодня на планерке обсуждаем дорожную карту на следующие месяцы — Ребята, сегодня на планерке обсудим план работ, на ближайшие полгода.
— Вова, достань дорожную карту — нужно посмотреть как нам доехать до Новосибирска в объезд — Вова, дай карту автодорог России — глянем как проехать в Новосибирск в объезд.

О программах лояльности и мобилизации

Раньше у меня была гора дисконтных карточек в кошельке. Это гора пластика, о которой ты постоянно забываешь.

Сейчас мне пришли на помощь Андроид Пэй. Эппл Воллет, Самсунг пэй или сторонние приложения типа Кардсмобайл.

Но, гора пластика никуда не ушла. Почему — потому что ритейлеры и бизнес, почему-то решили, что если я хочу держать карту в мобильном телефоне, то я обязан поставить конкретно их приложение.

Передаю привет гипермаркетам Лента, Красному и Белому, сети магазинов Семья и Азбуке Вкуса.

И всем другим, кто нашел волшебные причины не делать жизнь своим клиентам проще. Регулярно показываешь на кассе штрих-код из стороннего приложения и тебе говорят — «Извините только из нашего».

Азбука вкуса, не оставляет выбора.

Откуда ноги растут и почему ритейлеры отказываются от приёма карт из сторонних приложений.

Пустые карты в Андроид Пэй

Сейчас, большая часть моих дисконтных карт в Android Pay выглядит так. Разработчики и ритейлеры тупо забыли о том, чтобы хоть как-то идентифицировать свои карты в системе. Ни логотипа ни дизайна. Хотя надо отдать должное, Гугл при визите в заведение мне напоминает о том, чтобы я на кассе показал штрихкод или назвал номер.

Почему электронный дисконт удобнее?

  • Клиенту не нужно вспоминать, взял он пластик или нет. Телефон с собой — карта в нем. Велика вероятность, что наличие карты в телефоне, поможет сделать сиюминутную покупку, а не теряться в раздумьях и бежать домой за картой.
  • Ускорение обслуживания на кассе. Людям не нужно рыться на кассе в поисках нужной карты — приложение по геолокации, само подскажет уведомлением штрих-код карты или её номер.

Короче говоря, я не совсем понимаю, почему теперь вместо тонны карточек в кошельке я должен устанавливать гору приложений. Нет я конечно догадываюсь, что подобный запрет пролоббирован, скорее всего маркетологами, которые просто обязаны заставить установить своё приложение на телефон покупателя, чтобы закидывать его пушами.

Вторая, причина как мне кажется, это то, что люди начнут передавать карты друг другу, но мне ничего не мешало делать это раньше с пластиковой картой.

Я дурак, или лыжи не едут? Может кто-то из ритейлеров объяснить мне чем мотивирован подобный отказ от сторонних приложений?

Ранее Ctrl + ↓